19/07

La recette pour préparer un événement professionnel réussi !

Vous cherchez la recette miracle pour préparer un événement professionnel de qualité ? Ne cherchez plus, nous vous donnons tous les ingrédients d’une organisation réussie !

Vous souhaitez organiser un événement pour votre entreprise ? Alors préparez-vous à emprunter un chemin sinueux mais très enrichissant ! 

Le secret d’un événement réussi est simple : une préparation minutieuse. Négligez-la et vous risqueriez de ne pas satisfaire vos clients et vos collaborateurs, de voir votre budget déraper ou (pire) de détériorer l’image de votre entreprise.

Avant tout, pour réaliser une organisation du tonnerre, vous devez garder en tête ces 3 éléments clés : une cible clairement définie, des objectifs précis et des moyens physiques et financiers tangibles.

Et surtout, l’organisation d’un événement se prépare en avance et débute bien en amont du Jour-J ! Bien évidemment, ce temps de préparation variera en fonction de nombreux facteurs : les moyens que vous vous donnez, le nombre de participants, la complexité du projet, etc. Mais surtout gardez en tête qu’un événement réussi ne s’organise pas en 2 semaines...

 

1/ Prenez des objectifs définis

 

Pour débuter votre organisation, commencez par définir vos objectifs SMART :

  • S pour Spécifiques : vos objectifs doivent être clairement définis. Ne vous laissez pas tenter par des objectifs vagues tels que « Organiser un séminaire ». Il faut être précis et avoir en tête le but exact de son événement : « Organiser un événement à destination des dirigeants de PME B2B de la région Île-de-France ». 
  • M pour Mesurables  : vos objectifs doivent être quantifiables. Vous devez savoir précisément votre budget, combien cela va vous coûter, combien d’invités vous souhaitez convier, et surtout le nombre de participants (en physique et en streaming le cas échéant) espéré. Sans objectifs mesurables, vous ne saurez pas réaliser d’analyse a posteriori pour identifier vos points d’efficacité et vos axes d’amélioration. 
  • A pour Atteignables : vos objectifs doivent être à la hauteur de vos moyens. Avez-vous le budget nécessaire pour réaliser l’événement de vos rêves ? Votre marché offre-t-il le potentiel suffisant pour que vous puissiez atteindre vos objectifs ? Votre cible n’est-elle pas trop restreinte, ou au contraire trop vaste ? 
  • R pour Réalistes : vos objectifs doivent être faisables et réalistes par rapport au temps que vous vous donnez ou aux moyens à votre disposition. Vouloir remplir le Stade de France lorsque l’on possède 10 000€ de budget est surement trop ambitieux...
  • T pour Temporels : vos objectifs doivent être définis dans le temps. Se donner des deadlines c’est fixer une limite temporelle à la préparation de votre événement et s’imposer de travailler avec célérité pour ne pas procrastiner indéfiniment !

 

Des objectifs SMART, d’accord... Mais concrètement, quel type d’objectifs devez-vous définir ?

  • Commencez par déterminer le but de votre événement. Souhaitez-vous convertir des prospects qualifiés en clients ? Souhaitez-vous fédérer vos équipes ? Souhaitez-vous attirer de nouveaux prospects ?
  • Intéressez-vous ensuite aux résultats souhaités. Rappelez-vous, ils doivent être mesurables ! Fixez-vous un seuil minimum à partir duquel vous estimerez que les résultats sont atteints : 20 nouveaux leads, 5 prises de rendez-vous pour votre équipe commerciale... 
  • Enfin, définissez l’ambiance de votre événement. Est-ce un rassemblement professionnel, ou un événement plus informel ? Tout dépendra du but et des résultats espérés !

Le conseil d’expert : si vous organisez un événement pour un client, assurez-vous d’avoir toutes les clés en mains et les informations nécessaires pour répondre à ses besoins. Cherchez à connaître le contexte de l’événement, ses objectifs et ses enjeux pour construire une scénographie et une atmosphère percutante ! 

2/ Saupoudrez d’une cible précise 

Vous avez défini vos objectifs, maintenant il faut que vous déterminiez votre cible. Cette dernière dépend de l’objectif de votre événement et des résultats escomptés.

Il est tout à fait possible pour une entreprise d’avoir des cibles différentes selon les événements qu’elle organise. Le tout est de ne pas se tromper de cible, car vos invités ne seront pas les mêmes en fonction de votre objectif.

 Exemple : Monsieur X possède un portefeuille de plusieurs milliers de prospects potentiels, allant de la TPE à l’entreprise cotée au CAC 40. Si Monsieur X décide de réaliser un événement pour générer des prospects supplémentaires, et ayant pour thématique “Les enjeux du digital dans le monde des start-ups”, il sera plus pertinent de restreindre les invitations aux dirigeants de petites entreprises (et ne pas convier les PDG de grands groupes internationaux) pour gagner en efficacité et en percussion. Mais surtout pour construire un événement réellement adapté aux besoins, envies et enjeux de sa cible.

 

Le conseil d’expert : attention, si jamais vous identifiez plusieurs cibles pour votre événement, il sera peut-être judicieux de restreindre votre événement à seulement l’une d’entre elles.

 

3/ Incorporez le tout dans un budget réaliste 

 

Le budget permet de concrétiser votre projet : organiser un événement, c’est donc prévoir les moyens financiers dont vous avez besoin pour qu’il prenne forme. Pour avoir une idée plus précise du coût de votre rassemblement, suivez ces étapes :

  • Énumérez tous les frais que vous aurez à assumer : les frais d’hébergement, les frais de restauration, les coûts de l’animation, les dépenses matérielles et techniques…
  • Attribuez une enveloppe budgétaire à chacun de ces frais. Ce faisant, vous vous ferez une idée du budget globale nécessaire en vue de réaliser votre projet. Cela vous permettra d’ajouter ou de supprimer certaines idées de votre projet. 
  • Ne négligez pas les coûts cachés ! L’organisation d’un événement nécessite du temps et de la main d’œuvre. Les ressources internes nécessaires à la préparation du projet, c’est des ressources qui ne sont pas investies ailleurs. N’oubliez pas de les inclure à vos coûts prévisionnels.
  • Enfin, déterminez la marge espérée à l’issue de l’événement.

 

Le conseil d’expert : désignez un “responsable du projet” qui sera en charge de vérifier si les enveloppes budgétaires sont bien respectées. 

 

4/ Faîtes sortir du four à une date et un horaire pertinents  

 

Un événement réussi c’est aussi une date et un horaire judicieusement pensés ! Voici plusieurs conseils pour vous aider à les choisir convenablement :

  • Essayez de prévoir votre événement dans un avenir suffisamment lointain pour avoir le temps de boucler les préparatifs. À titre de comparaison, rappelez-vous qu’un mariage ne s’organise pas en 2 mois.
  • Pensez à une date et à un horaire stratégiques. Bien entendu, pas d’apéritif dinatoire à 10h00 du matin ! Mais surveillez également les événements de votre secteur : si vous êtes une entreprise digitale, ne prévoyez pas votre événement le jour de la Keynote Apple par exemple.

 

Le conseil d’expert  : jetez régulièrement un coup d’œil sur les grands événements sportifs internationaux ! Surveillez les dates de Roland-Garros, Tour de France, Jeux Olympiques d’été et d’hiver, Coupe du Monde de Football et fuyez-les surtout. 

 5/ N’oubliez pas de le servir dans un moule adapté à votre cible et à vos objectifs

 

Pour finir, définissez le format de votre événement ! Vos objectifs, votre cible, votre budget et vos ressources en sont les éléments déterminants. 

  • Les formats sont multiples et variés (séminaires, conférences, salons, cocktails dînatoires...), et permettent de répondre à des objectifs bien différents. 
  • Le choix du lieu intervient ensuite. Il dépend du format de l’événement et du nombre de personnes que vous souhaitez inviter. Pensez à l’atmosphère que vous voulez donner à votre événement : professionnelle, décontractée, animée… Attention, nous vous conseillons de vous y prendre à l’avance pour la location de votre salle ou de votre espace extérieur, la plupart des lieux prisés étant souvent complets des mois à l’avance. 
  • Enfin, le site doit être adapté aux animations que vous avez prévues : plein air, salle fermée, amphithéâtre, les possibilités offertes sont multiples et variées… 

 

Le conseil d’expert : si vous souhaitez encouragez le networking, oubliez les conférences durant lesquelles les invités n’échangent pas entre eux, et privilégiez plutôt un cocktail ou un séminaire informel favorisant la discussion !

Ça y est, vous savez tout de la préparation réussie d’un événement. Alors maintenant, à vous de jouer !

Fabienne Bouviala
Fondatrice et directeur associé, Les Salons de L’Aveyron
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