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Clés et astuces pour une bonne stratégie digitale évènementielle

Plus que tout autre secteur, l’événementiel mise sur les émotions et les ressentis des participants. Aujourd’hui, il ne s’agit plus seulement d’organiser une rencontre à un moment précis, mais au contraire de pouvoir la faire durer dans le temps et dans l’esprit des participants.
Devenu un indispensable de l’événementiel, le numérique permet de s’inscrire sur le long-terme et de créer une relation durable entre les participants et l’organisateur. Entre technologies et innovations digitales, les professionnels de l’événementiel ont désormais toutes les cartes en main pour informer et marquer leurs participants avant, pendant et même après l’événement.

Quel est l’intérêt d’une stratégie digitale pour un organisateur d’événement ?

Grâce à la mise en place d’une stratégie digitale, vous serez en mesure de segmenter vos cibles de manière pertinente, afin de toucher celles qui seront les plus intéressées par votre événement. Vous pourrez ainsi :

- élargir le ciblage des acteurs de l’événementiel : une stratégie digitale efficace promeut les événements et aide à la constitution d’une base de données pertinente, comprenant des internautes ayant interagi avec les contenus que vous avez publiés. Vous pourrez aussi mobiliser des outils permettant de communiquer directement des documents aux participants (bornes interactives, cartes de visites virtuelles) et de tracer en temps réel le nombre de personnes présentes.

- promouvoir votre événement : en déployant une stratégie digitale pertinente, vous serez en mesure de fédérer votre communauté, de répondre aux attentes des participants en recherche d’informations (logistique, organisation, transport) et d’effectuer une veille pour identifier l’état d’esprit général (intempéries, naissance d’une rumeur).

- mesurer l’impact réel de votre événement  : grâce au digital, vous serez en mesure d’analyser les résultats de chacune des opérations que vous avez menées (emailing, publication sur les réseaux sociaux, rédactions de contenus web etc.) et d’établir un véritable ROI, chose habituellement très difficile à établir.

Astuce  : Après vous être assuré qu’il n’était pas déjà utilisé, créez un hashtag accrocheur et commencez à le diffuser avant l’événement.


Faire vivre son événement grâce aux nouvelles technologies

Puisque les événements doivent dorénavant être pensés sur le long-terme, l’intégration des nouvelles technologies au sein d’une stratégie digitale devient indispensable. Certains outils peuvent ainsi démultiplier l’impact de votre événement et faire vivre à votre audience un moment unique : 

- Les objets connectés : puisqu’aujourd’hui, chacun est informé en temps réel grâce aux smartphones, tablettes et autres innovations, les événements sont dorénavant connectés et beaucoup plus interactifs. Grâce à ces outils, les participants vivent la rencontre avec plus d’engagement, ne loupent aucune miette du spectacle et sont d’autant plus enclins à réagir, notamment sur les réseaux sociaux. Les objets connectés sont donc un moyen parfait pour augmenter l’engagement des participants

- Les médias sociaux : ils vous permettent de relayer à grande échelle votre événement. Facebook, Twitter, Instagram… Les principaux réseaux sociaux vous assurent une visibilité optimale auprès des participants. En amont, vous pouvez ainsi les utiliser pour organiser votre événement et en assurer la promotion pour doper le taux de participation. Le jour J, vous pourrez les mobiliser pour relayer votre événement en direct, notamment grâce aux Live Tweets ou à Facebook Live. Après coup, via les résumés, photos ou vidéos que vous publierez sur les réseaux sociaux, les participants pourront revivre l’événement et en conserver des souvenirs impérissables.

- Les outils interactifs : jeux concours et quizz, réalité augmentée, intelligence artificielle… L’interactivité et le jeu sont un excellent outil d’apprentissage et de socialisation. Les participants aiment se sentir au cœur de l’action pour vivre une expérience unique. Lancer un tweetwall ou un social media wall plus global sont également deux pratiques efficaces pour encourager l’interaction. Grâce aux bornes et écrans interactifs, vous serez en mesure de proposer une expérience unique à vos participants. Ce type d’activité permet donc d’accroître l’engagement de votre public et de graver le souvenir de votre événement dans sa mémoire. Encouragez également votre audience à poster ses photos de l’événement (en reprenant le hashtag que vous avez lancé).

Astuce : Proposez un prix pour les personnes ayant le plus tweeté lors de l’événement pour booster l’implication de votre audience et votre visibilité.


Ne pas négliger les indispensables pour rendre votre événement agréable pour toutes les parties prenantes

Si certains outils peuvent paraître « banals » au premier abord, ils n’en restent pas moins indispensables pour créer un événement qui impactera durablement les participants. Pour ce faire, n’omettez pas les technologies permettant de fluidifier le discours et d’appuyer le message des orateurs : fibre optique, Wi-Fi de qualité, écrans HD… Ces outils technologiques sont indispensables à la bonne tenue de votre événement et renforceront le message délivré aux participants.

À Paris, dans le quartier de Bercy, plusieurs salles proposent ce type d’équipements. Les Salons de l’Aveyron, sont l’une d’entre elles et proposent de retransmettre votre réunion sur votre site internet (en direct ou en différé), d’organiser une visio-conférence démultipliant l’accessibilité de votre événement, et mettent à disposition des solutions d’animations interactives, grâce à des boîtiers de vote ou tablettes tactiles, pour doper l’engagement de vos participants. L’Espace Van Gogh, quant à lui, mise sur des espaces privatisables et équipés pour tous les types d’événements : son auditorium bénéficie d’équipements professionnels dernier cri et permet l’organisation d’événements connectés dans une ambiance cosy de type loft. L’Espace du Centenaire, de son côté, met à disposition des organisateurs du matériel de projection HD et dispose d’un réseau qui offre une multitude de possibilités d’animations digitales : streaming, webinaire ou encore réalité augmentée (comme en mars dernier lors d’une opération d’un client du secteur médical). Comme vous pouvez le constater, les options proposées sont légion.

Une stratégie digitale correctement établie recèle d’opportunités pour offrir à vos participants un événement qui restera dans leurs mémoires. Grâce aux nouveaux outils digitaux, et notamment aux différents contenus que vous partagerez, vous pourrez faire en sorte que votre événement soit connu de tous, de doper l’engagement des participants le jour J, puis de le faire perdurer grâce aux souvenirs que vous partagerez sur vos différents canaux.

Vous désirez en savoir plus sur la solution qui correspond à vos besoins ? Présentez-nous votre projet et nous reviendrons vers vous avec une solution adaptée.

Armelle Aguiard
Coordinatrice événementielle, Espaces SEDP : Espace du Centenaire et Espace Van Gogh
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